Det digitala årsmötet

Känner du att bara tanken på att hålla årsmötet helt digitalt är skrämmande, oroande eller övermäktigt? Är det inte nog med annat att tänka på innan årsmötet?

Vill du få hjälp med hur du kan hålla ett digitalt årsmöte ENKELT med högt FÖRTROENDE för processen och som håller uppe deltagarnas ENGAGEMANG?

Jag och min kollega arbetar dagligen med olika digitala verktyg för möten, föreläsningar, workshops och processledning. Båda har dessutom sin bakgrund och kompetens inom IT, de har många år i föreningslivet och utbildar i föreningskunskap. Att jag dessutom är fotograf gör kombinationen perfekt för att få det digitala mötet att inte bara fungera bra utan dessutom bli riktigt proffsigt. De har summerat sina tankar runt digitala årsmöten runt tre ord.

ENKELHET

Teknik kan skrämma många så den måste vara enkel att hantera och den ska fungera utan risk för en massa krångel. Mötesplattformen och de verktyg vi använder för presentation, röstning etc måste vara tillräckligt enkla för att inte skapa fler problem, fördröja mötet eller göra det rörigt. Funktionerna i systemen ska användas på enklast möjliga sätt.

Det krävs också mer och annorlunda planering för genomförandet av digitala årsmöten och med det gjort så kommer förhoppningsvis mötet att löpa på riktigt smidigt och kanske t.o.m. bättre än vanligt.

FÖRTROENDE

När mötet genomförs digitalt är det viktigt att vi säkerställer den demokratiska processen och rättssäkerheten.

Alla som vill ska kunna komma till tals och röstning ska ske på ett korrekt sätt vilket ställer krav på hur vi hanterar röstlängd och röstning. Vi måste ha fullt förtroende på processen och tekniken så att allt går rätt till utan att det blir svårt och krångligt.

Med rätt planering och verktyg kommer ni att kunna säkerställa att allt går rätt till.

När mötet genomförs digitalt är det viktigt att vi säkerställer den demokratiska processen och rättssäkerheten.

Alla som vill ska kunna komma till tals och röstning ska ske på ett korrekt sätt vilket ställer krav på hur vi hanterar röstlängd och röstning. Vi måste ha fullt förtroende på processen och tekniken så att allt går rätt till utan att det blir svårt och krångligt.

Med rätt planering och verktyg kommer ni att kunna säkerställa att allt går rätt till.

ENGAGEMANG

Att mötas digitalt gör det oftast enklare att delta eftersom vi inte behöver åka någonstans men samtidigt konkurrerar plötsligt mötet med vardagslivet hemma och diverse aviseringar.

Utmaningen med alla digitala möten är att hålla intresset uppe för de som deltar och några saker som håller intresset uppe är proffsig sändning, förtroendeingivande planering och variation i presentationen.

Kanske det för er räcker med att se till att kameravinkeln är rätt, belysningen bra och ljudet hörs väl eller så kanske ni sätter ambitionen högre och vill ha en mer professionell framtoning. Oavsett kan det vara värt att tänka över hur ni som organisation kan framstå som professionella och seriösa.

Behöver du hjälp med ert digitala årsmöte?

Vi använder själva både systemkameror, webbkameror och andra kameror som vi kan växla mellan. Med OBS-studio programmet styr vi utseendet på och växlar mellan olika scener, styr ljud rätt osv. Våra streamdecks gör det enkelt att programmera knappar för att göra det enklare att använda under sändning. Ritplatta används för whiteboardfunktioner på skärmen.

Vi hjälper er gärna med ert digitala årsmöte. Vi kan ge tips och råd, agera konsulter, vara tekniker och stöd eller kanske utbilda er i hur ni ska göra.

Planering och förberedelser

Konsultation

  • Ge tips och råd om eller sätta upp en studiomiljö (allt från snyggare deltagande till proffsig studio)
  • Ge tips och råd om inköp av hårdvara
  • Ge tips och råd om installation och konfiguration av hårdvara och mjukvara
  • Sätta upp en studiomiljö med exempelvis ljussättning, bakgrund eller green-screen
  • Ge tips och råd om genomförandet av mötet

Utbildningar

Test på plats

  • Sätta upp studio / produktionsmiljö
  • Konfigurera system
  • Gå igenom upplägg och körschema
  • Test av teknik
  • Genomföra testsändningar

Under mötet

  • Sätta upp sändningsmiljön
  • Vara tekniskt support under mötet
  • Vara mötesledare (ordförande eller administratör)
  • Hyra ut utrustning för att genomföra mötet